Rechnung richtig schreiben in Österreich 2026
Welche Angaben sind Pflicht? Was passiert bei Fehlern? Alle Regeln nach SS11 UStG -- einfach erklärt mit Beispielen und Sonderfällen.
Die 11 Pflichtangaben (SS11 UStG)
Jede Rechnung in Österreich muss nach SS11 UStG diese Angaben enthalten. Fehlt auch nur eine, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug des Empfängers verweigern.
| Nr. | Pflichtangabe | Erklärung |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift des Ausstellers | Vollständiger Firmenname und Adresse |
| 2 | Name und Anschrift des Empfängers | Bei B2B Pflicht; bei B2C über 400 Euro brutto |
| 3 | Menge und Art der Leistung | Handelsübliche Bezeichnung, eindeutig beschrieben |
| 4 | Leistungsdatum oder -zeitraum | Datum der Lieferung oder Zeitraum der Leistung |
| 5 | Entgelt (Nettobetrag) | Betrag ohne Umsatzsteuer |
| 6 | Steuersatz | 20 %, 13 %, 10 % oder 0 % |
| 7 | Steuerbetrag | USt in Euro und Cent |
| 8 | Ausstellungsdatum | Datum der Rechnungserstellung |
| 9 | Fortlaufende Rechnungsnummer | Lückenlos, BAO SS132 |
| 10 | UID-Nummer des Ausstellers | Immer Pflicht (Format: ATU12345678) |
| 11 | UID-Nummer des Empfängers | Bei B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto |
Fortlaufende Rechnungsnummer (BAO SS132)
Die Rechnungsnummer muss lückenlos und fortlaufend sein. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (BAO SS132). Lücken können bei einer Betriebsprüfung zu Schätzungen und Nachforderungen führen.
- Erst bei Finalisierung vergeben: Die Nummer sollte erst vergeben werden, wenn die Rechnung abgeschlossen ist -- nicht beim Erstellen eines Entwurfs.
- Jahreswechsel: Sie können die Nummerierung zum Jahreswechsel neu beginnen (z. B. 2026-001, 2026-002).
- Nummernkreise: Mehrere Nummernkreise sind erlaubt (z. B. RE-2026-001 für Rechnungen, GU-2026-001 für Gutschriften), solange jeder Kreis für sich lückenlos ist.
Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro
Bei Rechnungen bis 400 Euro brutto (SS11 Abs. 6 UStG, Grenze seit 2025 angehoben, vorher 150 Euro) genügen vereinfachte Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers
- Menge und Art der Leistung
- Bruttobetrag (inklusive USt)
- Steuersatz (20 %, 13 %, 10 %)
- Ausstellungsdatum
Sonderfall: Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer (SS6 Abs. 1 Z 27 UStG, Umsatzgrenze 55.000 Euro netto) gelten besondere Regeln:
- Kein Steuerausweis: Steuersatz und Steuerbetrag entfallen auf der Rechnung.
- Pflichthinweis: Jede Rechnung muss den Vermerk enthalten: „Umsatzsteuerbefreit gemäß SS6 Abs. 1 Z 27 UStG“
- Netto = Brutto: Da keine USt berechnet wird, ist der Nettobetrag gleich dem Bruttobetrag.
Sonderfall: Reverse Charge (EU B2B)
Bei Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern greift das Reverse-Charge-Verfahren (SS19 UStG). Die Steuerschuldnerschaft geht auf den Leistungsempfänger über.
- Keine USt auf der Rechnung: Sie stellen die Rechnung netto aus, ohne österreichische USt.
- Pflichthinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)“
- UID-Nummern: Sowohl Ihre als auch die UID-Nummer des Empfängers sind Pflicht.
- Zusammenfassende Meldung (ZM): Die Leistung muss in der monatlichen/quartalsweisen ZM an das Finanzamt gemeldet werden.
Stornorechnungen und Gutschriften
Eine ausgestellte Rechnung darf niemals gelöscht werden. Bei Fehlern oder Stornierungen gehen Sie wie folgt vor:
- Stornorechnung: Erstellen Sie eine neue Rechnung mit negativem Betrag und Verweis auf die Originalrechnungsnummer.
- Korrigierte Rechnung: Nach der Stornierung erstellen Sie eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.
- Gutschrift: Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt (nicht zu verwechseln mit einer kaufmännischen Gutschrift/Stornorechnung).
Aufbewahrungspflicht (7 Jahre)
Nach BAO SS132 müssen alle Rechnungen (ausgestellte und empfangene) mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.
- Elektronische Aufbewahrung: Digitale Rechnungen dürfen elektronisch aufbewahrt werden, sofern die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit gewährleistet ist.
- Grundstücke: Bei Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken beträgt die Aufbewahrungsfrist 22 Jahre.
Die 7 häufigsten Fehler
Fehlende UID-Nummer des Empfängers
Bei B2B-Rechnungen über 10.000 Euro brutto ist die UID des Empfängers Pflicht. Fehlt sie, verliert der Empfänger den Vorsteuerabzug.
Lücken in der Rechnungsnummer
Lücken deuten auf nicht erfasste Einnahmen hin und führen bei Prüfungen zu Schätzungen.
Falscher Steuersatz
20 % ist der Normalsteuersatz. 13 % für Beherbergung, 10 % fuer Lebensmittel und Bücher. Verwechslungen sind häufig.
Fehlender Leistungszeitraum
Oft vergessen, aber Pflicht: Wann wurde die Leistung erbracht? Ein einfaches Datum genügt.
KU-Hinweis vergessen
Kleinunternehmer müssen den Befreiungshinweis auf jede Rechnung setzen. Fehlt er, kann der Empfänger keine korrekte Zuordnung vornehmen.
Rechnung gelöscht statt storniert
Rechnungen dürfen nie gelöscht werden. Immer Stornorechnung erstellen, dann Korrektur.
Reverse-Charge-Vermerk fehlt bei EU-Rechnungen
Bei Leistungen an EU-Unternehmen ohne den Hinweis auf Steuerschuldnerschaft riskieren Sie Nachforderungen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer vergeben?
Ja. Die fortlaufende Rechnungsnummer ist auch für Kleinunternehmer Pflicht (BAO SS132). Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto entfällt sie.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Der Rechnungsempfaenger verliert den Vorsteuerabzug. Außerdem kann das Finanzamt bei einer Prüfung Beanstandungen aussprechen. Fehler lassen sich durch eine korrigierte Rechnung beheben.
Darf ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Ja. Elektronische Rechnungen sind in Österreich gleichwertig zu Papierrechnungen. Der Empfänger muss dem elektronischen Versand allerdings zustimmen (kann auch stillschweigend durch Akzeptanz erfolgen).
Wann muss die Rechnung ausgestellt werden?
Gemaess SS11 Abs. 1 UStG muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen gilt der 15. des auf die Leistung folgenden Kalendermonats als Frist.
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